Office 2003 có những thủ thuật gì hay?

Tắt các tính năng kiểm tra chính tả, chức năng tự động đánh số..., hạn chế các lỗi do tính tự khớp (AutoText và AutoCorrect) trong Microsoft Word Khi cài đặt Microsoft Word, tính năng tự động dò lỗi chính tả được tự động kích hoạt. Tuy nhiên tính năng nay chỉ thật sự có ích khi đoạn văn bản là tiếng Anh, còn với văn bản tiếng Việt, nó sẽ tạo ra các đường vân màu xanh, đỏ ở ngay dưới nhưng từ có dấu, điều đó hết sức khó chịu, bạn nên tắt tính năng này bằng cách vo menu Tools > Option, chọn Tab Spelling & Gramma, sau đó bạn hãy chắc chắn rằng bạn đã không chọn tại các ô check spelling as you type, check gramma as you type và check gramma with spelling. Trong quá trình soạn thảo, chắc đẫ có nhiều lần bạn thấy khó chịu vì các chức năng tự động đánh số hay tự động thêm các bullet sau mỗi lần xuống dòng. Tốt nhất bạn hãy tắt tính tự động của nó bằng cách vào menu Tools > AutoCorrect Option, bạn hãy cho tab Autoformat as you type, bạn hãy chắc chắn rằng hai tuỳ chọn là automatic bulleted lits và automatic numbered list đã không được chọn. Trong văn bản đôi khi có những đoạn văn bản xuất hiện nhiều lần, khi đó bạn sẽ gán cho nó một giá trị đại diện ngắn hơn bằng cách sử dụng tính năng AutoCorrect. Bạn vào Tools > AutoCorrect Option, chọn tab AutoCorrect, trong ô Replace bạn gõ từ đại diện, ví dụ bạn gõ: Cộng hoà. Trong ô with bạn gõ cụm từ đầy đủ mà hay xuất hiện, ví dụ: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Sau đó ấn nút Add. Như vậy trong khi soạn thảo văn bản, mỗi khi bạn gõ: Cộng hoà và ấn nút cách, máy sẽ từ chuyển thành: Công hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Đây là một tính năng khá hay, tuy nhiên cũng sẽ gây không ít phiền toái cho bạn nên cũng không nên quá lạm dụng. Để xoá thiết lập AutoCorrect, bạn chọn thiết lập đó trong danh sách ngay phía dưới và ấn nút delete.

Tạo mục lục Để hạn chế những khó khăn trong việc làm mục lục, Microsoft Word cung cấp cho chúng ta kỹ thuật tạo mục lục tự động.

Thao tác với dòng a, Thêm dòng - Với thao tác chèn dòng thì dòng mới sẽ được chèn lên trên dòng hiện tại. - Cách 1: Đặt con trỏ tại dòng cần chèn, vào Insert -> Rows - Cách 2: Click chuôt phải vào tên dòng cần chèn, chọn Insert - Cách 3: Click chuột phải vào ô tại dòng cần chèn, chọn Insert -> chọn vàoEntire rows -> Ok b, Xoá dòng - Đặt con trỏ tại dòng cần xoá, vào Edit -> Delete… -> chọn Entire row -> Ok - Click chuột phải vào tên dòng cần xoá, chọn Delete c, Ẩn/Hiện dòng Đôi khi với bảng tính quá dài bạn cần ẩn đi một số dòng không hay dùng cho dễ kiểm soát, bạn làm như sau - Bôi đen các dòng cần ẩn, vào Format -> Row -> Hide - Khi cần xem lại các dòng đã ẩn, bạn bôi đen hai dòng kề với vùng ẩn (nếu ẩn dòng 3 và 4 thì bạn phải bôi đen dòng 2-5) -> vào Format -> Row -> Unhide d, Chiều cao của dòng Nếu muốn thay đổi chiều cao của dòng bạn có thể sử dụng con trỏ chuột đưa vào đường phân cách giữa 2 tên dòng và kéo hoặc cũng có thể làm theo cách sau: Vào Format -> Row -> Height, gõ vào chiều cao của dòng -> Ok Bạn có thể fix chiều cao của ô tương ứng với dữ liệu có trong ô bằng cách vàoFormat -> Row -> AutoFit hoặc click đúp chuột vào đường phân cách giữa 2 tên dòng.

Thao tác với cột a, Thêm cột - Với thao tác chèn cột thì cột mới sẽ được chèn sang bên trái cột hiện tại. - Cách 1: Đặt con trỏ tại cột cần chèn, vào Insert -> Columns - Cách 2: Click chuôt phải vào tên cột cần chèn, chọn Insert - Cách 3: Click chuột phải vào ô tại cột cần chèn, chọn Insert -> tick vào Entire columns -> Ok b, Xoá cột - Đặt con trỏ tại cột cần xoá, vào Edit -> Delete… -> chọn Entire column ->Ok - Click chuột phải vào tên cột cần xoá, chọn Delete c, Ẩn/Hiện cột Đôi khi với bảng tính quá rộng bạn cần ẩn đi một số cột không cần thiết cho dễ kiểm soát, bạn làm như sau - Bôi đen các cột cần ẩn, vào Format -> Column -> Hide - Khi cần xem lại các cột đã ẩn, bạn bôi đen hai cột kề với vùng ẩn (nếu ẩn cột C, D và E thì bạn phải bôi đen từ cột B-F) -> vào Format -> Column -> Unhide d, Độ rộng của cột Nếu muốn thay đổi độ rộng của cột bạn có thể sử dụng con trỏ chuột đưa vào đường phân cách giữa 2 tên cột và kéo hoặc cũng có thể làm theo cách sau: Vào Format -> Column -> Width…, gõ vào độ rộng -> Ok Bạn có thể fix đô rộng của cột tương ứng với dữ liệu có trong cột bằng cách vàoFormat -> Column -> AutoFit Selection hoặc click đúp chuột vào đường phân cách giữa 2 tên cột.

Thao tác với ô a, Chèn thêm ô Đặt con trỏ tại ô cần thêm, vào Insert -> Cells… hoặc click chuột phải vào ô cần thêm chọn Insert - Shift cells right: chèn thêm ô và dữ liệu sẽ đẩy sang bên phải - Shift cells down: chèn thêm ô và dữ liệu sẽ bị đẩy xuống dưới b, Xoá bớt ô Đặt con trỏ tại ô cần xoá, vào Edit -> Delete… hoặc kích chuột phải vào ô cần xoá chọn Delete… - Shift cells left: xoá một ô và dữ liệu sẽ dồn sang bên trái - Shift cells up: xoá ô và kéo dữ liệu từ dưới lên

Với những người thường xuyên phải thuyết trình thì PowerPoint là một công cụ hữu ích. Một bài thuyết trình tốt ngoài việc có các hình ảnh minh họa trực quan thì việc mô tả các quy trình bằng các chuyển động, âm thanh, kỹ xảo hình ảnh (được gọi chung là Animation) cũng có tác dụng tốt cho người xem. Cách sử dụng các hiệu ứng hoạt hình (Animation). Một bài thuyết trình tốt ngoài việc có các hình ảnh minh họa trực quan thì việc mô tả các quy trình bằng các chuyển động, âm thanh, kỹ xảo hình ảnh (được gọi chung là Animation) cũng có tác dụng tốt cho người xem. Để thiết lập một đối tượng trong Silde của bạn có thể chuyển động hoạt hình theo ý muốn. Bạn trỏ phải vào đối tượng đó Chọn Custom Animation Bên tay phải màn hình sẽ xuất hiện hộp thoại để bạn có thể thêm các hiệu ứng hoạt hình cho đối tượng này. Ấn nút Add Effect Chọn các hiệu ứng (Nhấp nháy, bay từ trái sang phải, rơi từ trên xuống dưới,…).