Những thủ thuật hay với Word 2010?

Chuyển đổi viết hoa, viết thường cho cả đoạn văn bản Bôi đen đoạn văn bản cần xử lý và nhấn tổ hợp phím Shift + F3, bạn có thể dễ dàng chuyển đoạn văn bản thành kiểu chữ in hoa (Upper Case), chữ thường (Lower Case) hay viết hoa đầu mỗi từ (Title Case). Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian khi xử lý các văn bản với nhiều kiểu chữ khác nhau. ‘ Tổ hợp phím Shift + F3 giúp người dùng tiết kiệm thời gian khi xử lý văn bản

Hoàn toàn kiểm soát việc nhập văn bản Nhiều người dùng thường sử dụng MS Office Word như một Notepad hay các phần mềm chỉnh sửa văn bản đơn giản khác. Điều đó nghĩa là bạn sẽ không biết các lỗi trong khi nhập văn bản. Với vài thao tác đơn giản, bạn hoàn toàn có thể kiểm soát việc nhập văn bản mà không có sự trợ giúp của Word. Mở MS Word và vào Word Options bằng cách nhấn vào Office Button ở góc trên bên trái màn hình. ‘ Chọn Word Options bằng cách nhấn vào biểu tượng Office Button Trong cửa sổ hiện lên, vào mục Proofing và chọn AutoCorrect Options. ‘ Chọn AutoCorrect Options ở mục Proofing Trong hộp thoại tiếp theo, chỉ cần bỏ chọn tất cả các mục tự động sửa (Auto-Correct), bạn có thể kiểm soát hoàn toàn việc nhập văn bản. ‘ Bỏ chọn ở các mục trong AutoCorrect

Thêm chú thích cho hình vẽ Việc thêm chú thích (Caption) cho hình ảnh trong một văn bản chưa bao giờ đơn giản hơn. Nhấn chuột phải vào hình ảnh và chọn Insert Caption để thêm phần sinh động cho những bức hình. ‘ Thêm chú thích cho hình ảnh chưa bao giờ đơn giản đến vậy

Cách tùy chỉnh thanh công cụ truy cập nhanh Thanh công cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar) thường nằm ở góc trên bên trái màn hình Word, có chức năng giúp người dùng truy cập nhanh vào các công cụ quan trọng hay những công cụ được sử dụng nhiều nhất. Để tùy chỉnh thanh công cụ này, ấn vào biểu tượng của thanh và chọn công cụ bạn muốn truy cập nhanh. Bạn có thể bổ sung thêm các công cụ khác vào thanh bằng cách chọn More Commands. Nhấn vào biểu tượng của Customize Quick Access Toolbar ở góc trên bên trái màn hình Word

Lưu các hình ảnh nhúng Đôi khi bạn nhận được một tài liệu MS Word với đầy đủ nội dung và hình ảnh được nhúng bên trong. Nếu bạn cần trích xuất hình ảnh từ tài liệu MS Word này để đăng lên trang web hay lưu lại trong máy tính của mình, rất tiếc là Microsoft Word không có tùy chọn nào cho phép bạn lưu lại hình ảnh. Tuy nhiên, với một thủ thuật đơn giản, bạn có thể trích xuất hay lưu hình ảnh nhúng từ bất cứ tài liệu MS Word nào. Tất cả những gì bạn phải làm là chọn hình ảnh, vào File ở góc trên bên trái màn hình, nhấn vào mục Save As. Trong cửa sổ hiện lên, ở mục Save as type, chọn Web Page, Filtered, chọn nơi bạn muốn lưu hình ảnh rồi nhấn Save.

Phần mềm Microsotf Office 2010 soạn thảo được dùng phổ biến hiện nay và có lẽ người làm công việc nào cũng sử dụng thông thạo. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm được hết những thủ thuật trong Word 2010, những thủ thuật trong bài viết dưới đây có thể làm bạn bất ngờ vì nó làm cho công việc soạn thảo văn bản dễ dàng và tiện lợi hơn rất nhiều. Hiện tượng “lăng quăng” như con giun có màu đỏ chạy dưới chữ trong văn bản Word không xa lạ gì với người dùng máy tính. Mặc dù khi in ấn thì những “con giun” này không xuất hiện nhưng trong quá trình soạn thảo và đọc nó sẽ làm bạn thấy nhức mắt. Để khắc phục, trong Word 2010, bạn vào File > Options để mở Word Options lên. Tại đây, bạn chọn Proofing rồi tại phần When correcting spelling and grammar in Word bạn bỏ dấu chọn tại 3 mục Check spelling as you type, Mark grammar erros as you type và Check grammar with spelling đi rồi bấm OK là xong. 2. Lưu tập tin để tránh lỗi định dạng Để tránh một số rắc rối về định dạng, lỗi font chữ khi copy sang máy khác bạn có thể thiết lập định dạng lưu mặc định cho Word 2010 là .doc thay vì .docx bằng cách vào Save rồi ở Save files in this format bạn chọn Word 97-2003 Document (*.doc). Bạn cũng nên lưu ý không lưu file trên ổ C hoặc màn hình vì có thể bị mất khi cài đặt lại Windows. Để tiết kiệm thời gian chọn đường dẫn link lưu mỗi file, bạn có thể thiết lập mặc định nơi lưu tập tin trên Word 2010 bằng cách: Tại Default file location bạn bấm Browse để ấn định nơi lưu file mặc định cho Word 2010. 3. Giữ nguyên kiểu font khi chia sẻ file Word của bạn Để giữ nguyên kiểu font khi xem tài liệu ở bất cứ máy tính nào (cho dù máy tính đó chưa cài đặt font mà bạn đã định dạng) hãy thiết lập như sau: Cũng từ menu File bạn bấm chọn Options, duyệt tới mục Save. Tại phân mục Preserve fidelity when sharing this document, đánh dấu kiểm trước dòng chữ Embed fonts in the file và bấm OK. 4. Bật chế độ thông báo những sửa đổi trước khi lưu và in văn bản Kiểm tra lại tài liệu trước khi in ra hoặc gửi đi sẽ giúp bạn tránh được phát hành những văn bản bị lỗi. Để thực hiện các bước này được dễ dàng hơn, Word 2010 đã bổ sung lựa chọn để hiển thị các sửa đổi và thay đổi. Word 2010 cảnh báo bất cứ khi nào bạn ghi lại hoặc in một tài liệu có thông tin đã sửa đổi, hoặc khi bạn gửi e-mail từ menu của Word. Muốn bật cảnh báo này, bạn vào menu File, sau đó chọn Options, chọn tiếp Trust Center. Click vào Trust Center Settings..., sau đó vào Privacy Settings, và đánh dấu chọn bên cạnh "Warn before printing, saving or sending a file that contains tracked changes or comments". 5. Tạo nhiều Header hoặc Footer khác nhau trong một văn bản Section Break, tạm dịch là sự chuyển phân đoạn, rất quen thuộc với các bạn chuyên công tác văn bản trong việc tạo nhiều Header hoặc Footer khác nhau cho một tài liệu Word. Nghĩa là bạn sẽ chia văn bản của mình ra làm nhiều phân đoạn, trong đó mỗi một phân đoạn có thể gồm một hoặc nhiều trang tương ứng với một Header hoặc Footer cố định. Trong Office 2010, bạn thực hiện như sau: - Trước hết, hãy chèn các Header hoặc Footer chung cho văn bản một cách bình thường (thao tác này nằm trong thẻ Insert), sau đó tạo thêm một phân đoạn (Section 2) bằng cách đặt con trỏ cuối trang của phân đoạn đầu tiên (Section 1), chuyển qua thẻ Page Layout, bấm lên biểu tượng Break. Từ danh sách xổ xuống bạn chọn Next Page nếu muốn chuyển con trỏ sang trang tiếp theo hoặc chọn Continuous nếu muốn giữ nguyên con trỏ ở trang hiện tại. - Ở đầu trang của Section 2, bấm đôi lên Header đã tạo, hoặc chọn Edit Header từ biểu tượng Header. Trong khung Navigation, bấm lên biểu tượng Link to Previous để bỏ thuộc tính này. Và như vậy bạn đã có thể tạo một Header khác tùy ý. Đối với các Section tiếp theo, cũng làm tương tự. 6. Chọn Font chữ mặc định cho dễ đọc hơn Font chữ mặc định trong Word 2010 là Calibri, trông khá đẹp mắt trên màn hình nhưng để dễ đọc hơn bạn phải sử dụng kiểu font chữ có các nét gạch chân như "sans-serif". Để thay đổi font chữ mặc định của Word, bạn bấm các phím Ctrl + Shift + F để mở hộp thoại Font. Font chữ được gợi ý nên dùng là font Times, cỡ 14. Chọn xong nhấn vào Save as Default, chọn "All documents based on the Normal.dotm template" và nhấn OK.