KHÁM PHÁ 4 CÔNG DỤNG TUYỆT VỜI CỦA MÁY SCAN

1. Những công dụng tuyệt vời của máy scan

Máy scan là một loại thiết bị văn phòng giúp tối ưu quá trình sao chép và lưu trữ tài liệu thông qua cách thức scan. Scan là quá trình chép các thông tin, chuyển các dữ liệu trên giấy tờ, tài liệu,... (bản cứng) thành các dữ liệu, hình ảnh trên máy tính (bản mềm) bằng công nghệ quang học. Kết quả của quá trình scan sẽ tạo thành các file trên máy tính với nhiều định dạng khác nhau giúp bạn xử lý và lưu trữ dễ dàng. Để bạn có thể hiểu rõ hơn về đặc điểm của thiết bị này, chúng ta cùng tìm hiểu cụ thể về các công dụng của máy scan dưới đây. 

Thiết bị máy scan

1.1. Sao chép và lưu trữ tài liệu

Đây là chức năng cơ bản và quan trọng nhất của thiết bị máy scan tài liệu. Lưu trữ tài liệu là một công việc thường xuyên của doanh nghiệp, đặc biệt là đối với các giấy tờ quan trọng trong giao dịch, hợp đồng. Việc lưu trữ bằng hồ sơ, giấy tờ là cần thiết nhưng cũng không tránh khỏi những tác động từ bên ngoài. Chính vì vậy nhu cầu số hóa tài liệu trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Các file dữ liệu sau khi được scan dễ dàng hơn trong lưu trữ, bảo quản và di chuyển thông tin.

Chức năng lưu trữ tài liệu của máy scan

1.2. Bảo mật thông tin 

Bảo mật thông tin thông qua việc số hóa các tài liệu giấy tờ giúp tăng cường mức độ bảo mật thông tin cho người dùng, tránh trường hợp bị mất mát tài liệu. Dữ liệu sau khi scan sẽ được lưu dưới nhiều định dạng, có chữ ký số để đảm bảo an toàn thông tin. Bên cạnh đó, lưu trữ thông tin trên máy tính cũng đảm bảo an toàn cho thông tin trước những tác động từ thiên tai bên ngoài. Dữ liệu sau khi máy scan xử lý sẽ luôn được cập nhật và lưu trữ trên đám mây. 

Máy scan giúp doanh nghiệp bảo vệ thông tin

1.3. Dễ dàng tìm kiếm tra cứu thông tin 

Chuyển đổi thông tin sang các file dữ liệu trên máy tính giúp cho việc sắp xếp, lưu trữ, tìm kiếm thông tin trở nên đơn giản, tốn ít thời gian và cải thiện năng suất làm việc. Nhân viên văn phòng chỉ cần những thao tác đơn giản trên máy tính là có thể tra cứu được tài liệu mình cần tìm kiếm. Đặc biệt, máy scan tích hợp tính năng chia sẻ tài liệu qua email hỗ trợ việc tìm kiếm và truy cập thông tin từ xa. 

1.4. Tiết kiệm không gian làm việc cho văn phòng của bạn

Chiếc máy scan nhỏ gọn đem lại lợi ích to lớn giúp doanh nghiệp tiết kiệm và dễ dàng sắp xếp không gian làm việc hiệu quả. Thay vì phải mất nhiều diện tích để lưu trữ giấy tờ hồ sơ, với một chiếc máy scan bạn có thể lưu trữ tài liệu hiệu quả ở bất kỳ góc nhỏ nào trong căn phòng. Tiết kiệm không gian sẽ giúp bạn thoải mái sắp xếp và ưu tiên cho những không gian cần thiết.

Không thể phủ nhận những lợi ích tuyệt vời mà máy scan mang lại trong việc tối ưu hóa công việc văn phòng. Còn chần chừ gì nữa mà bạn không lựa chọn ngay cho văn phòng của mình một chiếc máy scan phù hợp.

2. Cách sử dụng máy scan hiệu quả cho văn phòng của bạn

Nguyên tắc hoạt động của máy scan trái ngược so với máy in và máy photocopy. Máy chuyển dữ liệu từ bản cứng sang bản mềm thay vì bản mềm sang bản cứng như máy in. Nếu bạn còn băn khoăn về cách sử dụng và bảo quản máy scan thì những thông tin dưới đây sẽ giúp bạn có câu trả lời.

Sử dụng máy scan đơn giản hơn bao giờ hết với 3 bước đơn giản:

2.1. Chuẩn bị 

Để bắt đầu scan tài liệu bạn cần chuẩn bị tài liệu và máy scan và các phần mềm hỗ trợ

Đầu tiên bạn cần đảm bảo máy scan được kết nối đầy đủ với máy tính. Việc kết nối khá đơn thông qua cổng USB. 

Bước tiếp theo, bạn cần tiến hành cài đặt các phần mềm hỗ trợ có liên quan. Phần mềm phổ biến nhất để chuyển đổi nội dung thông qua máy scan là phần mềm Adobe Acrobat. Ngoài ra bạn nên cài đặt thêm các phần mềm ứng dụng chỉnh sửa hình ảnh như Adobe Photoshop để chỉnh sửa hình ảnh sau khi scan.

Phần mềm Adobe Acrobat hỗ trợ scan

2.2. Tiến hành scan tài liệu

Khi đã tiến hành xong việc chuẩn bị tài liệu máy móc, bước tiếp theo đó là tiến hành scan tài liệu. Đầu tiên, bạn mở nắp máy scan lên, công việc này tương tự như khi bạn mở máy photocopy. Tiếp theo, bạn tiến hành đặt tài liệu cần scan vị trí đã được đánh dấu trên máy sao cho tài liệu nằm úp xuống mặt kính và đậy nắp máy lại.

Đặt úp tài liệu xuống mặt kính khi scan

Bước tiếp theo để máy scan tài liệu là mở phần mềm scan trên máy tính và tiến hành cài đặt các thông số (màu sắc, kích thước) của bản scan. Sau khi chỉnh sửa xong các thông số cần thiết, bạn ấn nút “Start” để tiến hành scan tài liệu.

Hoàn tất việc scan tài liệu, bạn có thể thêm các điều chỉnh cần thiết như hướng tài liệu và chọn các định dạng phù hợp để lưu bản scan.

2.3. Chỉnh sửa tài liệu sau khi scan

Đây là bước cuối cùng để hoàn thành quá trình scan tài liệu. Sau khi tài liệu đã được scan, bạn tiến hành chỉnh sửa lần cuối để hoàn thiện. Sử dụng phần mềm Adobe Acrobat để chuyển sang định dạng PDF hoặc nếu bạn có nhu cầu ghép tài liệu. Hình ảnh sau khi scan sẽ trở nên rõ nét hơn nếu bạn có những điều chỉnh thích hợp bằng phần mềm Adobe Photoshop.

Chỉnh sửa tài liệu sau khi scan

3. Bảo quản và sử dụng máy scan đúng cách

Để sử dụng máy scan được hiệu quả và kéo dài tuổi thọ sử dụng, bạn cần lưu ý những yêu cầu dưới đây.

3.1. Khởi động máy scan đúng trình tự 

Một lưu ý quan trọng trong quá trình sử dụng máy scan đó là khởi động máy scan đúng trình tự. Khởi động theo đúng trình tự, cấp đầu cấp nguồn rồi ấn nút khởi động trên máy sẽ tránh được nguy cơ sốc điện, giúp cho máy hoạt động được ổn định.

3.2. Hạn chế để máy scan hoạt động quá công suất

Mỗi loại máy scan đều có một công suất sử dụng nhất định. Bạn nên đặc biệt lưu ý đến đặc điểm này, sử dụng máy trong phạm vi công suất nhất định để đảm bảo tuổi thọ cũng như hiệu suất máy cao nhất.

Hạn chế sử dụng máy scan quá công suất

3.3. Thường xuyên cập nhật Driver cho máy scan

Là một thiết bị hỗ trợ, kết nối với máy tính, máy scan cần luôn được cập nhật những nội dung mới nhất từ phía nhà sản xuất. Bạn hãy đảm bảo liên lạc với các bên trung tâm sản xuất, bảo hành để được bảo trì và cập nhật cho sản phẩm. 

3.4. Bảo quản mặt kính

Song song với việc sử dụng máy scan đúng cách, bạn cần chú ý đến việc bảo quản máy. Mặt kính là một trong những bộ phận tối quan trọng của máy scan. Thường xuyên lau chùi đúng cách sẽ tránh được những vết trầy xước, đem lại bản scan chất lượng tốt nhất dành cho bạn.

Bảo quản tốt mặt kính máy scan

3.5. Vệ sinh máy scan

Việc bảo quản máy scan không chỉ dừng lại ở việc bảo quản tốt bộ phận mặt kính. Để máy scan hoạt động tốt, bạn cần thường xuyên vệ sinh tổng thể máy. Hãy đảm bảo chắc chắn trước khi vệ sinh máy, bạn đã tắt hết các kết nối và nguồn điện.

4. Top 3 thương hiệu máy scan tốt nhất hiện nay

4.1. Thương hiệu máy scan Canon

Thương hiệu máy scan Canon là một trong những thương hiệu máy scan nổi tiếng nhất trên thị trường hiện nay. Ưu điểm nổi bật của các dòng sản phẩm máy scan Canon chính là chất lượng hình ảnh sắc nét. Máy scan Canon có tốc độ quét cao và tính năng xử lý tài liệu vô cùng thông minh. Máy cho phép xử lý cùng một lúc nhiều tài liệu và các tính năng đọc văn bản tiên tiến.

Bên cạnh đó, các sản phẩm của thương hiệu Canon còn được trang bị nhiều tính năng tự động, giúp tối ưu hóa quá trình xử lý văn bản, tiết kiệm thời gian và công sức khi sử dụng.

Máy Scan Canon DR-F120

4.2. Thương hiệu máy scan HP 

Thương hiệu máy scan HP là một trong những thương hiệu toàn cầu đến từ Mỹ. Đây là dòng máy được rất nhiều khách hàng tin tưởng và sử dụng trên thị trường bởi tính năng quét tốc độ cao và hiệu năng bền bỉ với thời gian. Máy có thiết kế hiện đại và sang trọng, phù hợp trong bày trí ở nhiều không gian văn phòng.

 Máy scan HP PRO 3000 S3 - L2753A

4.3. Thương hiệu máy scan Fujitsu

Thương hiệu máy scan Fujitsu là thương hiệu máy scan tiên tiến đến từ Nhật Bản. Ưu điểm của dòng máy scan này là chất lượng scan ổn định và tốc độ scan cao. Fujitsu cho ra đời nhiều dòng sản phẩm nhằm đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng. Đặc biệt, máy scan Fujitsu có ưu điểm vượt trội dễ dàng sử dụng với bảng điều khiển linh hoạt.

Máy scan Fujitsu FI - 7180

Trên đây là toàn bộ những thông tin về chức năng và hướng dẫn cách sử dụng máy scan hiệu quả. Vatgia hi vọng rằng, với những thông tin mà chúng tôi tổng hợp và cung cấp, bạn hoàn toàn có thể tin tưởng lựa chọn sản phẩm hữu ích này cho văn phòng của mình. Tham khảo ngay website vatgia.com để chọn cho mình sản phẩm máy scan phù hợp.